Licence combinée ou déclaration de reprographie? – les deux options clairement expliquées
Avant d’introduire votre déclaration annuelle auprès de Reprobel, prenez dix minutes pour lire attentivement ce texte. C’est important pour que vous puissiez, en tant qu’entreprise, indépendant, profession libérale, ASBL ou institution publique, choisir en toute connaissance de cause la bonne formule de déclaration et de licence auprès de Reprobel pour l’année civile pour laquelle vous introduisez votre déclaration.
Un choix libre mais pas sans obligation
Sur le portail de déclaration Reprobel, vous pouvez, en tant qu’entreprise, indépendant, profession libérale, ASBL ou institution publique, choisir entre la licence combinée (numérique et papier) et la déclaration de reprographie (photocopies). Nous expliquons clairement la différence entre les deux options. Réfléchissez bien à votre choix et effectuez au préalable une recherche approfondie sur l’utilisation réelle de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur au sein de votre organisation, tant sur support numérique que sur support papier. Vous êtes libre de choisir entre les deux options, mais Reprobel peut vérifier votre déclaration et la contester si nécessaire. Les déclarations incorrectes ou incomplètes, ou les violations avérées du droit d’auteur, peuvent donner lieu à des sanctions. En effet, le droit d’auteur, tout comme le droit des marques ou des brevets, est un droit de propriété intellectuelle et donc un « droit d’interdiction ». Vous ne pouvez donc pas utiliser de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur sans l’autorisation expresse et spécifique du ou des ayants droit – l’ (les) auteur(s) ou l’éditeur, sauf si la loi prévoit une exception au droit d’auteur. Votre choix est donc libre, mais il n’est pas sans obligation. En tant que partenaire des entreprises belges, Reprobel souhaite vous offrir une protection maximale contre les infractions au droit d’auteur, avec la formule adéquate adaptée à votre utilisation réelle de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur au cours de l’année civile pour laquelle vous introduisez votre déclaration.
Le droit d’auteur dans le monde numérique
L’article XI.165, § 1er, alinéas 1 et 4 du Code de droit économique stipule qu’en tant qu’entrepreneur, vous devez obtenir l’autorisation du ou des ayants droit – c’est-à-dire une licence – pour chaque copie numérique, chaque impression et chaque numérisation de textes et d’images protégés par le droit d’auteur externes à l’entreprise. Il en va de même si vous communiquez, partagez ou diffusez ces œuvres sous forme numérique en interne ou en externe (par exemple par courriel, intranet, chat, etc.), ou si vous les incorporez dans une présentation physique ou numérique. Par ailleurs, il n’existe pas d’exception légale au droit d’auteur pour les citations par les entreprises et les institutions publiques (à l’exception des établissements d’enseignement reconnus, mais ceux-ci relèvent d’un régime distinct).. Vous devez donc également régler la copie numérique de parties de textes et d’images protégés par le biais d’une licence. Il n’existe qu’une exception légale pour les photocopies d’œuvres protégées : vous êtes autorisé à faire de telles photocopies, mais pour ce faire, vous devez faire une déclaration obligatoire légalement à Reprobel et payer une rémunération pour reprographie.
Bien entendu, vous n’avez pas besoin de licence si vous avez créé vous-même l’œuvre protégée en tant qu’entreprise ou institution. Cependant, vous devez alors créer l’œuvre entièrement vous-même. Si vous utilisez des textes ou des images externes protégés, par exemple pour étoffer votre propre rapport, vous avez besoin d’une licence.
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il est très facile de réutiliser des textes et des images protégés par le droit d’auteur trouvés sur internet au sein de votre entreprise ou de votre institution. Quelques exemples. Copier/coller des textes et des images protégés par le droit d’auteur. Sauvegarder un article intéressant trouvé sur internet sur un smartphone, une tablette, un ordinateur ou un serveur. Partager cet article numériquement avec des collègues ou avec un conseiller extérieur à l’entreprise. Une réunion Teams ou Zoom montrant des textes et des images externes protégés. Incorporer une photo protégée provenant de Google ou de Bing dans une présentation PowerPoint. Imprimer rapidement un rapport intéressant pour le lire dans le train. Publier des cartoons ou des citations dans un contexte professionnel.
Une œuvre protégée par le droit d’auteur est une œuvre qui est le résultat d’un effort créatif ou intellectuel et qui porte la « marque personnelle » de l’auteur. Les exemples typiques de textes et d’images protégés par le droit d’auteur sont la littérature professionnelle, les œuvres scientifiques et éducatives, la fiction et la non-fiction, les livres pour enfants, les bandes dessinées, les blogs, les poèmes, les articles de presse, les photos, les illustrations, les images, les cartoons, les citations et les paroles de chansons. Les bases de données peuvent également être protégées par le droit d’auteur, mais elles sont en outre régies par une législation spécifique. Les œuvres banales sans choix créatif ou intellectuel (comme les photos de vacances) ne sont pas protégées par le droit d’auteur ; de nombreuses autres œuvres sources sur internet le sont. Les documents techniques ou professionnels peuvent également être protégés par leur structure spécifique et le choix des mots – le droit d’auteur n’est donc pas limité aux œuvres « artistiques ». Il n’est pas nécessaire de déposer ou d’enregistrer une œuvre pour qu’elle soit protégée par le droit d’auteur ; la protection ne requiert pas de formalités. La protection s’applique jusqu’à 70 ans après la mort de l’auteur (survivant). Le droit d’auteur protège la forme concrète de l’œuvre – vous ne pouvez pas utiliser l’œuvre sous cette forme spécifique (par exemple, en copiant un texte ou en en reproduisant une partie mot pour mot dans un autre texte) sans l’autorisation du ou des ayants droit, sauf si la loi prévoit une exception à cette règle.
Vous pouvez essayer de négocier vous-même des licences individuelles avec les ayants droit concernés pour chaque utilisation numérique de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur, mais cela peut représenter un véritable travail de titan. Il existe des millions d’œuvres sources protégées sur internet, et il s’en ajoute chaque jour. De nombreuses œuvres sources en ligne – pensez à une photo sur Google ou Bing, par exemple – ne mentionnent pas le nom ou les coordonnées du ou des ayants droit. D’ailleurs, l’ayant droit peut également être étranger. Il est donc souvent difficile de savoir si, où et comment vous pouvez obtenir une licence individuelle. Il est également important de consulter attentivement les conditions de la licence, ce qui n’est pas toujours facile en raison du langage juridique. Par ailleurs, les conditions de licence doivent être interprétées de manière restrictive : ce que l’ayant droit n’autorise pas expressément et spécifiquement est interdit.
Si vous employez du personnel, les choses deviennent un peu plus difficiles. Vous devez alors vous assurer que vous avez conclu une licence individuelle concluante pour chaque reproduction, reprise, communication ou présentation numérique de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur pour l’usage professionnel de chacun de vos collaborateurs. Cependant, il n’est peut-être pas facile pour votre entreprise ou votre institution de cartographier pour tous vos collaborateurs l’utilisation de textes et d’images externes protégés.
Vous vous en êtes peut-être déjà rendu compte. Dans le monde numérique, essayer d’obtenir soi-même des licences de droits d’auteur peut s’avérer une tâche difficile et fastidieuse. Ce n’est pas non plus votre activité principale. C’est pourquoi Reprobel a développé la « licence combinée ». Cette licence vous permet de régler la plupart des formes d’utilisation numérique de textes et d’images protégés en externe en un seul package pratique, pour les œuvres sources belges, mais aussi pour un vaste répertoire étranger.
Les deux options de déclaration et de licence de Reprobel
OPTION 1 – LA LICENCE COMBINEE (NUMERIQUE + PAPIER)
Plus de 50.000 entreprises, indépendants, professions libérales, ASBL et institutions publiques belges ont déjà opté pour la « licence combinée » de Reprobel. Cette licence étendue réglemente en une seule fois la plupart des formes de reproduction / reprise / communication / présentation numériques, ainsi que vos reproductions sur papier (photocopies et impressions) de textes et d’images protégés par le droit d’auteur externes à l’entreprise. A volonté. Vous ne devez plus régler individuellement avec l’(les) ayant(s) droit chaque utilisation mais vous payez une rémunération annuelle pour l’ensemble des utilisations dans les limites de la licence et du répertoire de Reprobel. La couverture de la licence s’applique non seulement aux œuvres sources belges, mais aussi à une large sélection d’œuvres sources étrangères – le répertoire de REPROBEL est pratiquement mondial.
Comme les autres licences de droit d’auteur, la licence combinée a un champ d’application spécifique. En résumé, la licence combinée couvre les copies numériques ou les reprises à partir d’internet, les communications numériques internes à votre entreprise ou institution, les communications numériques externes 1-to-1 of 1-to-few (par exemple avec votre avocat ou votre comptable), les impressions, les scans, les présentations numériques internes, l’archivage numérique et les photocopies de textes et d’images protégés par le droit d’auteur (ou de parties de ceux-ci) dans le répertoire national et étranger de Reprobel.
La publication sur un site web public ou sur les réseaux sociaux et les communications externes 1-to-many telles que les bulletins d’information et les campagnes de promotion ne sont toutefois pas couvertes par la licence combinée. La licence combinée ne couvre pas non plus les utilisations spécifiques pour lesquelles une licence individuelle est disponible sur le marché (par exemple, pour les bases de données, les e-books, l’utilisation structurelle d’articles de presse ou les revues de presse numériques). Si une licence individuelle est disponible, vous devez régler cela directement avec l’ayant droit ou sa société de gestion.
Les tarifs de la licence combinée sont adaptés à votre secteur (nacebel) et à la taille de votre entreprise. Un indépendant sans personnel paie (pour l’année de référence 2022) un maximum de 45 EUR HTVA sur base annuelle, les entreprises de moins de 5 ETP paient un maximum de 85 EUR HTVA (TVA toujours au taux réduit de 6% pour les droits d’auteur). Les grandes entreprises paient une rémunération annuelle fixe par employé pertinent (employés / cols blancs) en ETP, avec trois catégories tarifaires en fonction de leur secteur (rémunération administrative de base de 25 EUR + 12 EUR, 17 EUR ou 25 EUR respectivement par ETP pertinent, hors TVA, pour l’année de référence 2022). Un tarif distinct par ETP pertinent s’applique au secteur public. Reprobel a conclu plus de 50 accords sectoriels sur la licence combinée, dans presque tous les secteurs. Vous trouverez nos accords sectoriels au bas de la page d’accueil de ce site. Si vous êtes membre d’une organisation sectorielle disposant d’un code promo Reprobel, vous bénéficiez d’une réduction sur le tarif de licence sur notre portail.
OPTION 2 – LA DECLARATION DE REPROGRAPHIE (UNIQUEMENT LES PHOTOCOPIES)
Sur le portail de Reprobel, vous pouvez également opter pour une « déclaration de reprographie » plus limitée (articles XI.235-239 et XI.318/1-6 du Code de droit économique et 2 arrêtés royaux du 5 mars 2017 relatifs à la rémunération pour reprographie des auteurs et à la rémunération des éditeurs correspondante). Les photocopies font l’objet d’une exception légale à la règle selon laquelle il faut une licence pour utiliser une œuvre protégée. En tant qu’entreprise ou institution, vous pouvez donc faire des photocopies de ce type d’œuvres sans autorisation de l’ayant droit. En revanche, il existe une obligation légale de déclaration et de rémunération à l’égard de Reprobel en tant que société de gestion centrale de perception. Ce régime spécial pour les photocopies est la seule exception au droit d’auteur pour les entreprises et les institutions publiques (qui ne sont pas des établissements d’enseignement reconnus). Pour toutes les autres formes (numériques) de reproduction numérique, de reprise, de communication, de diffusion et de présentation d’œuvres protégées ainsi que pour les impressions, c’est l’obligation générale de licence de l’article XI.165 du Code économique qui s’applique.
Avec une déclaration de reprographie, vous payez une rémunération par page fixe pour les photocopies d’œuvres protégées de 0,0554 EUR hors TVA (TVA 6%). En tant que petite entreprise, vous pouvez également opter pour une « déclaration standardisée » pour les photocopies à un tarif annuel fixe par employé en ETP : 8, 12 ou 20 EUR HTVA par année de référence, en fonction de votre catégorie tarifaire. (Par ailleurs, les tarifs par ETP pertinent pour la licence combinée sont basés sur cet arrêté ministériel, avec un supplément limité pour l’utilisation numérique). Pour les impressions d’œuvres protégées, vous pouvez compter un supplément au tarif fixe de 0,066 EUR hors TVA. Pour les revues de presse sur papier, vous comptez toujours un supplément à la page. Si vous n’effectuez pas de reproductions sur papier d’œuvres protégées, vous pouvez faire une « déclaration zéro » pour ces reproductions.
La prudence est toutefois de mise. En effet, avec une déclaration de reprographie, vous ne bénéficiez d’aucune couverture de licence numérique supplémentaire via Reprobel pour l’utilisation d’œuvres protégées, alors que la reproduction et la communication numériques sont aujourd’hui devenues des pratiques courantes au sein des entreprises et des institutions. Pour l’utilisation numérique de textes et d’images externes protégés, la licence combinée peut être appropriée pour votre entreprise ou institution (voir option 1). Vous trouverez ci-dessous les conditions dans lesquelles vous pouvez faire une déclaration de reprographie valable. Réfléchissez bien à votre choix.
Quand êtes-vous en conformité avec le droit d’auteur ?
UTILISATION NUMÉRIQUE D’ŒUVRES PROTÉGÉES – Si votre entreprise ou institution copie, numérise, communique, diffuse, partage, reproduit ou montre numériquement des textes et images externes protégés par le droit d’auteur, et si vous avez souscrit à la licence combinée de Reprobel pour ce faire et/ou si vous accomplissez des actes qui ne sont pas couverts par cette licence (p. ex. la publication sur un site web public ou sur les réseaux sociaux, la communication externe 1-to-many telle que les bulletins d’information numériques, les actes pour lesquels une licence individuelle est proposée, tels que les bases de données et l’utilisation structurelle d’articles de presse, ou les actes qui n’appartiennent pas au répertoire de Reprobel) font l’objet d’un accord supplémentaire avec l’ayant droit ou sa société de gestion.
REPRODUCTIONS SUR PAPIER D’ŒUVRES PROTÉGÉES – Si votre entreprise ou institution n’utilise pas numériquement des textes et des images externes protégés, mais qu’elle en fait des reproductions sur papier, vous devez introduire une déclaration de reprographie auprès de Reprobel : sur la base du volume pour les photocopies, les impressions et les revues de presse papier, ou de manière standardisée pour les photocopies. Si vous ne faites pas non plus de photocopies ou d’impressions d’œuvres externes protégées, vous pouvez introduire une « déclaration zéro » auprès de Reprobel.
Toutefois, vous devez contrôler soigneusement l’utilisation (numérique et papier) des textes et images externes protégés pour vous-même et tous les collaborateurs de votre entreprise ou institution, pendant l’année civile pour laquelle vous remplissez votre déclaration. Reprobel a légalement le droit de contrôler votre utilisation des textes et images externes protégés de son répertoire : pour l’utilisation numérique (y compris les impressions) sur la base des articles XI.261 et XI.263 du Code économique, et pour les photocopies sur la base des pouvoirs de contrôle légaux prévus dans les deux arrêtés royaux en matière de reprographie du 5 mars 2017.
Si votre entreprise ou institution entre dans le champ d’application du règlement sur la reprographie, vous devez faire une déclaration annuelle correcte et en temps voulu à Reprobel. Les déclarations tardives ou manifestement incorrectes dans le cadre de ce règlement sont passibles de sanctions légales. Pour les infractions avérées au droit d’auteur numérique, la sanction est généralement un multiple de la rémunération de licence normale. En premier lieu, les ayants droit eux-mêmes (les auteurs ou éditeurs dont vous avez utilisé les œuvres sans autorisation) peuvent intenter une action en justice contre vous pour violation de leurs droits d’auteur, mais Reprobel est également mandatée pour le faire.